A. PENDAUHULAN

1. Latar Belakang

Setiap lembaga pendidikan wajib melaksanakan fungsi dan tugasnya sesuai dengan visi dan misi masing-masing lembaga pendidikan sebagaimana mandat yang ditetapkan oleh peraturan perundang-undangan. Dalam setiap pelaksanaan fungsi dan tugas tersebut harus dapat dipertanggungjawabkan baik kepada pemberi mandat maupun public. Pertanggungjawaban tersebut bisa dibuktikan mellaui data kinerja (perfonmance data) lembaga yang merupakan bbukti akuntabilitas kinerja lembaga yang bersangkutan. Data kinerja (perfonmance data) merupakan informasi terekam (recorded infromation) dalam berbagai bentuk dan media atau disebut sebagai arsip dinamis yang merupakan sumber informasi bagi manajemen penyelenggaraan lembaga atau organisasi maupun sebagai bahan pertanggungjawaban dan memori kolektif lembaga pendidikan.[1]

Selama ini arsip menjadi hal yang kurang diperhatikan dalam suatu lembaga pendidikan atau suatu organisasi, tetapi sesungguhnya dalam suatu lembaga atau organisasi yang terdiri dari banyak orang yang bekerjasama untuk mencapai tujuan yang sama perlu pengorganisasian yang baik dan teratur, dengan adanya arsip yang mungkin bisa bertahan dalam jangka panjang itu menjadi dokumen penting yang dapat menjadikan suatu lembaga atau organisasi itu lebih mudah dalam pengembangan kedepannya. Dengan adanya pengorganisasian arsip secara tertata sebuah lembaga atau lembaga dapat lebih terstruktur administrasinya, karena pengurusan administrasi merupakan kunci suskes yang berada di belakang layar, sehingga lembaga atau organisasi tersebut dapat diterima oleh masyarakat.

Selama ini kearsipan yang berjalan dalam suatu lembaga atau organisasi mungkin hanya sepintas tentang surat menyurat, baik surat masuk ataupun surat keluar, namun kini semakin majunya teknologi yang ada, banyak informasi yang sudah dapat disimpan dengan kapasitas yang lebih banyak kapasitasnya. Dengan kemajuan teknologi yang ada, kearsipan seharusnya harus lebih tertata dengan baik, dan tidak hanya tersimpan dalam bentuk manual, namun dapat mengorganisir dengan memanfaatkan alat-alat teknologi yang semakin maju, yang sudah tidak asing di pendengaran kita, yaitu komputer. Melalui komputerisasi arsip yang kini sudah mendukung.

Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sebagai sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembanagn, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya. Setiap kegiatan tersebut,baik dalam organisasi pemerintahan maupun swasta selalu ada kaitannya dengan masalah arsip. Arsip mempunyai peranan penting dalm proses penyajian infromasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan, oleh sebab itu untuk dapat menyajikan infromasi yang lengkap, cepat dan benar haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan.[2]

Dalam hal ini dalam mengelola kearsipan membutuhkan manajemen yang secara khusus memang untuk mengatur tata kerja dari suatu kerasipan disuatu lembaga atau organisasi agar tersimpan dengan baik. Fungsi manajemen dalam hal ini, planning, organising, actually, controlling berperan dalam pelaksanaannya, agar suatu arsip dapat terencana dengan baik, terlaksana sesuai prosedur yang telah dibuat, dan dapat dievalauasi bagaimana pengorganisasian yang telah digunakan dalam manajemen kerasipannya.

Pada pasal 3 Undang-Undang No. 7 Tahun 1971, antara lain dirumuskan bahwa”tujuan” kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tesebut bagi kegiatan pemerintahan. Dari penegrtian tersebut bahwa arti pentingnya kearsipan ternyata mempunyai jangkauan yang amat luas, yaitu baik sebagai alat untuk membantu daya ingatan manusia, maupun dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan dan pelaksanaan kehidupan kebangsaan.[3]

Tertuang dalam Undang-Undang yang menjadi landasan hukum di Indonesia, dimana kerasipan juga telah dikemukakan bahwasanya manajemen kearsipan sangat penting dalam pelaksanaan sistem di suatu lembaga ataupun organisasi. Karena melalui adanya arsip yang bisa dikatakan sebagai infromasi yang telah tersimpan baik dalam bentuk surat, rekaman, piala, dan sertifikat ataupun yang lainnya, namun itu semua sangat berperan penting dalam pengembangan suatu lembaga atau organisasi dimasa yang akan datang.

2. Rumusan masalah

a. Apakah pengertian dari arsip?

b. Bagaimana pengorganisasian arsip?

c. Bagaimana tata kerja kerasipan?

d. Bagaiamana cara dalam komputerisasi arsip?

3. Tujuan

a. Mengetahui pengertian dari arsip.

b. Mengetahui pengorganisasian arsip.

c. Mengetahui tata kerja kerasipan.

d. Menegtahui cara dalam komputerisasi arsip.

B. PEMBAHASAN

1. Pengertian arsip

Kearsipan merupakan salah satu macam pekerjaan kantor atau pekerjaan tatausaha, yang banyak dilakukan oleh setiap badan usaha, baik badan usaha pemerintah maupun badan usaha swasta. Kerasipan meyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat dan dokumen-dokumen kantor lainnya. Keagiatan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat dan surat-surat dan dokumen-dokumen inilah yang selanjutnya disebut kerasipan. Kerasipan memegan peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber infromasi, dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Didalam penjelasan umum Undang-undang No 7 Tahun 1971 tersebut antara lain dikatakan sebagai berikut: “Untuk kepentingan pertanggungjawaban nasional kepada generasi yang akan datang, perlu diselamatkan bahan-bahan bukti nyata, benar serta lengkap mengenai kehidupan kebangsaan Bangsa Indonesia pada umumnya dan penyelenggaraan Pemerintahan Negara pada khusunya baik menegnai masa lampau, masa sekarang dan masa yang akan dating.” Cdengan demikian dapat diketahui bahwa perlunya pengaturan kearsipan Negara Republik Indonesia, adalah untuk bahan pertanggungjawaban bagi generasi muda atau bagi generasi yang akan datang[4]

Pengertian arsip mengandung berbgai macam pengertian, tergantung pada segi peninjauannya. Dibawah ini kami berikan contoh pengertian arsip dari berbagai sumber berikut ini:

1) Pengertian arsip menurut kamus/Ensiklopedi

Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia, arsip adalah simpanan surat-surat penting. Menurut pengertian tersebut, tidak semua surat dikatakan arsip. Surat dapat dikatakan arsip apabila memenuhi persyaratan-persyaratan sebagai berikut:

- Surat tersebut harus masih mempunyai kepentingan (bagi lembaga, organisasi, instansi, perseorangan) baik untuk masa kini maupun masa yang akan datang, dan

- Surat tesebut, karena masih mempunyai nilai kepentingan harus disimpan dengan mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga dengan mudah dan cepat ditemukan apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali.

Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Menurut pengertian tersebut, warkat yang selnajutnya disebut arsip harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:

- Warkat tersebut harus masih mempunyai kegunaan,

- Warkat tersebut harus disimpan secara teratur dan berencana, dan

- Warkat tersebut dapat ditemukan dengan mudah dan cepat apabila diperlukan kembali.

2) Pengertian arsip menurut asal katanya

Kata “arsip” berasal dari Bahasa Belanda yakni archief. Menurut Atmosudirdjo, archief dalam Bahasa Belanda mempunyai beberapa pengertian sebagai berikut:

- Tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip: bahan-bahan tertulis, piagam-piagam, surat-surat, keputusan-keputusan, akte-akte, daftar-daftar, dokumen-dokumen, peta-peta.

- Kumpulan teratur, daripada bahan-bahan kerasipan tersebut.

- Bahan-bahan yang harus diarsip itu sendiri.

3) Pengertian arsip menurut Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971

Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan Pokok Kerasipan, memberikan rumusan arsip sebagai berikut:

- Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apaun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.

- Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Kemudian Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 memberikan penejlasan bahwa yang dimaksud dengan naskah-naskah dalam bentuk corak bagaimanapun juga dari suatu arsip, adalah meliputi baik yang tertulis, maupun yang dapat dilihat dan didengar seperti hasil-hasil rekaman, film dan lain sebagainya. Sedangkan yang dimaksud dengan berkelompok, ialah naskah-naskah yang berisikan hal-hal yang berhubungan satu dengan yang lain yang dihimpun dalam satu berkas tesendiri mengenai masalah yang sama.[5]

Kearsipan adalah proses pengaturan dan penyimpanan rekaman asli (original record), atau salinannya, sehingga rekaman tersebut dapat ditemukan dengan mudah dan sewaktu-waktu.[6]

Arsip (record) yang dalam istilah bahasa Indonesia ada yang menyebutkan sebagai “warkat”, pada pokoknya dapat diberikan pengertian sebagai setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang (itu) pula”. Selain dari pengertian diatas, arsip dapat diartikan pula sebagai suatu badan (agency) yang melakukan segala kegiatan pencatatan penanganan, penyimpanan dan pemeliharaan surat-surat/warkat-warkat yang mempunyai arti penting baik ke dalam maupun keluar, baik yang meyangkut soal-soal pemerintahan maupun non-pemerintahan, densgan menerapkan kebijaksanaan dan sistem tertentu yang dapat dipertanggungjawabkan.[7]

Dari pengertian-pengertian yang telah dipaparkan diatas, penulis mengambil kesimpulan tentang pengertian arsip adalah: suatu tatanan informasi baik berbentuk surat-surat, rekaman, piagam, ataupun video yang memiliki peran penting dalam suatu lembaga ataupun organisasi baik negeri atau swasta yang berguna dimasa sekarang dan masa yang akan datang dimana semua data itu disimpan dan dikelola dengan mengadakan kebijaksanaan sistem yang dapat dijadikan sebagai pertanggungjawaban.

Arsip secara umum dibagi atas 2 jenis:

1) Arsip Dinamis

Adalah informasi terekam, termasuk data dalam sistem komputer, yang dibuat atau diterima oleh badan korporasi atau perorangan dalam transaksi kegiatan atau melakukan tindakan sebagai bukti aktivitas tersebut.

(a) Arsip Dinamis aktif

Arsip aktif adalah arsip-arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan kerja.

(b) Arsip Dinamis inaktif

Arsip inaktif adalah arsip-arsip yang jarang sekali digunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.[8]

2) Arsip Statis

Arsip statis sering disebut archive atau permanent record, yaitu arsip-arsip yang tidak secara langsung dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi Negara.[9]

2. Pengorganisasian arsip

Dalam penyimpanan arsip, dikenal 3 azaz pengorganisasian, yaitu:

1) Azas Sentralisasi

Adalah pelaksanaan pengelolaan arsip bagi seluruh organisasi yang dipusatkan disatu unit khusus, yaitu pusat penyimpanan arsip. Jadi unit-unit lain tidak melaksanakan pengurusan dan penyimpnan arsip. Azas ini biasanya digunakan oleh organisasi yang tidak terlalu besar, dan masing-masing unit tidak banyak memerlukan informasi yang bersifat khusu, atau spesifik.

Keuntungan azas sentralisasi

(a) Memudahkan pengawasan pengelolaan arsip bagi organisasi secara menyeluruh.

(b) Dapat memperoleh gambaran tentang jenis-jenis bidang arsip yang dimiliki secara keseluruhan.

Kerugian azas sentralisasi

(a) Dapat menimbulkan keterlambatan di dalam pemenuhan kebutuhan arsip untuk masing-masing unit lainnya, mengingat pada waktu yang bersamaan beberapa unit kemungkinan meminta arsip.

(b)Petugas arsip yang kirang terampil dan kurang memhami masalah yang ada di unit lain, mengakibatkan penyusunan arsip mungkin tidak atau kurang sistematik.

Dalam sumber lain dikatakan, manfaat penggunaan sistem sentralisasi, yaitu:[10]

(a) Mencegah duplikasi

(b) Layanan lebih baik

(d) Menghemat wkatu

(e) Mengehmat ruangan, peralatan, dan alat tulis kantor

(f) Jasa kepada bagian lain

(g) Memungkinkan pengamanan yang lebih terpadu

(h) Adanya keseragaman dalam penanganan pendidikan dan pelatihan bagi manajer dokumen

(i) Pelayanan dokumen dibawah satu atap

2) Azas Desentralisasi

Adalah pelaksanaan pengelolaan arsip yang ditempatkan di masing-masing unit dalam suatu organisasi. Azas ini biasanya digunakan oleh organisasi yang besar/kompleks kegiatannya, dan masing-masing unit pada organisasi tersebut mengolah informasi yang khusus.

Keuntungan azas desentralisasi:

(a) Arsip yang dibutuhkan, akan lebih mudah dan lebih cepat diperoleh, karena prosedur tidak sulit.

Kerugian azas desentralisasi:

(a) Pengawasan agak sulit dilakukan

(b) Lebih banyak menggunakan biaya, tenaga dan alat.

Dalam sumber lain dikatakan tentang keuntungan dari penggunaan sistem desentralisasi, yaitu:[11]

(a) Dekat dengan pemakai

(b) Sistem ini sangat cocok bila infromasi rahasia yang berkaitan dengan sebuah bagian disimpan di bagian yang bersangkutan.

3) Azas Gabungan antara Sentralisasi dan Desentralisasi

Adalah pelaksanaan pengelolaan arsip dengan cara menggabungkan antara azas Sentralisasi dan Desentralilasi. Azsa ini digunakan untuk mengurangi kerugian yang terdapat pada azas Sentralisasi atau azas Desentralisasi. Missal: untuk arsip yang bersifat umum (dibutuhkan oleh semua unit), simpan dipusat arsip organisasi, sedangkan arsip yang sifatnya khusus disimpan di masing-masing unit.

Faktor-faktor yang mempengaruhi dalam pemilihan azas termaksud antara lain:

(a) Sifat dan jenis usaha atau tugas pokok organsiasi

(b) Besar kecilnya struktur organisasi

(d) Letak gedung kantor

(e) Proses pelaksanaan pekerjaan.[12]

Sistem kombinasi memiliki keuntungan, yaitu:

(a) Adanya sistem penyimpanan dan temu balik yang seragam

(b) Menekan seminimum mungkin kesalahan pemberkasan serta dokumen yang hilang

(d) Memungkinkan pengadaan dokumen yang terpusat dengan imbas efisiensi biaya yang lebih baik

(e) Memudahkan kontrol gerakan dokumen sesuai dengan jadwal retensi dan pemusnahan.

Penulis mengatakan dalam pengorganisasian arsip memang lebih banyak berperan di suatu lembaga atau organisasi, karena di dalam suatu lembaga dan organisasi terdapat banyak surat-surat ataupun sertifikat, piagam yang dapat berperan penting untuk pengambilan keputusan di dalam suatu lembaga atau organisasi tersebut. Dalam pengorganisasian arsip yang dalam hal ini berupa penyimpanan, penataan yang memiliki tujuan agar ketika pencarian arsip yang sudah tersimpan lebih mudah ditemukan ketika dibutuhkan.

Sebagai sumber informasi, maka arsip dapat membantu mengingtakan dalam rangka pengambilan keputusan secara cepat dan tepat mengenai sesuatu masalah. Oleh sebab itu, dapat disimpulkan bahwa peranan arsip adalah sebagai berikut:

(a) Alat utama ingatan organisasi

(b) Bahan atau alat pembuktisn (bukti ontentik)

(d) Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip

(e) Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.[13]

Pengorganisasin arsip di dalam suatu lembaga dan organisasi sangat berperan penting, karena untuk mendapatkan penataan dan penyimpanan arsip yang baik,dan mudah untuk digunakan ketika sekian lama disimpan dan diprlukan dikemudia masa yang akan datang, keberhasilan suatu lembaga dan organisasi adalah salah satunya terdapat pada penyimpanan arsip yang baik, sehingga pengembangan yang dilakukan dapat berjalan dengan baik atas arsip-arsip yang dibutuhkan. Kearsipan disini berguna untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban yang telah teencana diawal suatu periode, pelaksanaan dan penyelenggaraan kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan, serta menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi suatu instansi atau organisasi.

3. Tata kerja kearsipan

1) Pengertian dan tujuan penataan arsip

Yang dimaksud dengan sitem penataan arsip atau archief system (Bahasa Belanda), atau biasa juga disebut dengan Filing System (Bahasa Inggris) adalah kegiatan mengatur dan dan menyusun arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, menyimpan serta merawat arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis.[14]

Sistem penataan arsip yang baik dan teratur, mencerminkan keberhasilan suatu pengelolaan kegiatan dimasa lalu, yang akan besar pengaruhnya terhadap pengembangan di masa mendatang.

Tujuan penataan arsip (berkas) adalah:

(a) Agar arsip dapat disimpan dan diketemukan kembali dengan cepat dan tepat.

(b) Menunjang terlaksananya penyusutan arsip de4ngan berdaya guna dan berhasil guna.

Persiapan untuk menata arsip harus dipersiapkan trelenih dahulu agar mempermudah dan mempercepat pelaksanaan. Pelaksanaan untuk menata arsip terdiri dari:

(a) Memisah-misahkan (segregating)

Yaitu memisah-misahkan kegiatan sortir pendahuluan, untuk mengelompokkan arsip sesuai pokok permasalahannya.

(b) Meneliti disposisi

Yaitu mengadakan penelitian, agar diketahui surat yang akan disimpan telah mendapat disposisi atau belum. Untuk surat yang belum ada disposisinya, perlu mendapat persetujuan oleh pejabat yang berwenang.

(d) Yaitu mengelompokkan arsip yang merupakan bagian langsung dari suatu masalah atau yang saling berkaitan.

(e) Mengkalsifikasi

Yaitu menentukan inti dari isi surat dan menentukan indeksnya.

(f) Mempersiapkan Tunjuk Silang (Cross Reference)

Yaitu menggunakan formulir tunjuk silang ntuk memudahkan pencarian kembali arsip (bila perlu)

(g) Menyusun arsip

Yang sudah diberi kode, bersama tunjuk silang sesuai dengan sistem yang digunakan.

(h) Menyimpan arsip

Secara benar ke dalam tempat penyimpanan sesuai kode masing-masing.

2) Sistem penataan arsip (Filing System)

Penataan arsip perlu dilakuka untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip setiap saat diperlukan dengan cepat dan tepat, sehingga perlu dilakukan penentuan metode penyimpanan atau sistem penataan arsip.

Dewasa ini, dikenal lima macam sistem penataan arsip yaitu:

(1) Sistem abjad/alphabetical filing system

(2) Sistem masalah/perihal/subject filing system

(3) Sistem nomor/numerical filing system

(4) Sistem tanggal/urutan waktu/chronological system

(5) Sistem wilayah/daerah/regional.geographical filing system.

(1) Sistem abjad/alphabetical filing system

Sistem abjad adalah salah satu sistem penataan berkas yang umumnya dipergunakan untuk menata berkas yang berurutan drai A sampai dengan Z berpedoman pada peraturan mengindeks.

Persiapan penataan arsip berdasarkan abjad

· Faham peraturan mengindeks

· Menyiapkan lembar tunjuk silang, bila perlu.

· Menyiapkan peralatan arsip.

(2) Sistem masalah/perihal/subject filing system

Sistem masalah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan masalah-masalah yang berhubungan dengan perusahaan yang menggunakan sistem ini. Untuk dapat melaksanakan penataan arsip berdasarkan sistem masalah, maka harus ditentukan dahuku masalah-masalah yang pada umumnya terjadi dalam surata-surat setiap harinya.

Masalah-masalah tersebut dikelompokkan menjadi satu subyek yang disusun dalam suatu daftar yang bernama Daftar Indeks. Oleh sebab itu dalam penataan arsip berdasarkan sistem masalah, perlu dipersiapkan lebih dulu Dadtar Indeks. Daftar indeks yaitu suatu daftar yang memuat kode dan masalah-masalah yang terdapat di dalam kantor/organsiasi sebagai pedoman penataan arsip berdasarkan masalah.

Persiapan penataan arsip berdasarkan masalah:

· Menyusun daftar indeks

· Menyiapkan kartu indeks

· Menyiapkan peralatan arsip

Contoh: masalah penatan yang berkenaan dengan “kepegawaian” dikelompokkan menjadi satu masalah pokok (subyek) di dalam kelompok (masalah)”kepegawaian”.

CONTOH DAFTAR INDEKS

KODE	MASALAH
KP 01 02 03 04 05 06 07 08 KU 01 02 03 04 05 06 07	KEPEGAWAIAN Pengadaan Pengangkatan dan Mutasi Kedudukan Kesejahteraan pegawai Cuti Penilaian Pendidikan Pemberhentian KEUANGAN Gaji Biaya Perjalanan Pendapatan Pajak Tagihan Laporan Keuangan Perbendaharaan

3) Sistem nomor/numerical filing system

Sistem nomor adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kelompok permasalahan yang kemudian masing-masing atau setiap masalah diberi nomor tertentu. Persiapan penataan arsip berdasarkan nomor:

· Menyusun pols klasifikasi arsip

· Menyiapkan peralatan arsip

Contoh: pola klasifikasi arsip.

Pola Klasifikasi Arsip

000 UMUM

010 Urusan dalam

011 Gedung kantor

012 Ruang dinas

013 Listrik dan Telepon

020 Peralatan

030 Penelitian

040 Perencanaan

100 KEPEGAWAIAN

110 Pengadaan

120 Mutasi

130 Kedudukan

140 Kesejahteraan Pegawai

200 KEUANGAN

210 Gaji

220 Biaya perjalanan

Nomor-nomor tersebut dapat dikembangkan menjadi pembagian yang lebih kecil, dan perlu dibuat daftar kelompok masalah-masalah.

4) Sistem tanggal/urutan waktu/chronological filing system

Sistem tanggal adalah salah satu sistem penataanberkas berdasarkan urutan tanggal, bulan dan tahun yang mana pada umumnya tanggal yang dijadikan pedoman termaksud diperhatikan dari datangnya surat, (akan lebih baik bila berpedoman pada cap datangnya surat).

Surat atau berkas yang datang paling akhir ditempatkan di bagian paling akhir pula, tanpa memperhatikan masalah surat atau berkas tersebut. Akhirnya, surat atau berkas yang difile tersebut dapat dikelompokkan berdasarkan bulan-bulan setiap tahunnya.perspan penataan arsip berdasarkan tanggal:

· Menentukan pembagian tanggal, bulan dan tahun.

· Menyiapkan peralatan arsip.

5) Sitem wilayah/daerah/regional/geographical filing system

Sistem wilayah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan tempat (lokasi), daerah atau wilayah tertentu. Guna melaksanakan sistem wilayah ini, maka dapat dipergunakan nama daerah atau wilayah untuk pokok permasalahan. Pokok permasalahan tersebut dapat dikembangkan menjadi masalah-masalah, yang dalam hal ini terdiri dari tempat (lokasi) daerah yang berada dalam wilayah tersebut. Dikembangkan untuk nama-nama dari para langganan atau sebut dan seterusnya (tergantung atau sesuai kebutuhan).

Persiapan penataan arsip berdasarkan wilayah:

· Menentukan pengelompokkan daerah/wilayah

· Menyiapkan peralatan arsip.

4. Komputerisasi arsip

Modernnya peralatan yang diciptakan, seperti computer, tidak menyebabkan pengetahuan dan masalah masalah kerasipan dengan sistem tangan atau manual ditinggalkan begitu saja, sebab data untuk mengisi program computer tersebut didapatkannya dari arsip yang disimpan secara manual. Jadi, apabila arsip tidak teratur penyimpanannya dan sulit ditemukan kembali, yang mana pada arsip termaksud (termaksuk disket), maka program untuk komputerpun akan mengalami hambatan, dan akhirnya computer tidak dapat dimanfaatkan sebagaimana mestinya.

Komputer adalah: rangkaian peralatan elektronik yang dapat melakukan pekerjaan secara sistematis, berdasarkan instruksi/program yang diberikan, serta dapat menyimoan dan menmapilkan keterangan bilaman diperlukan.

Ketepatan suatu computer bekerja tergantung pada ketepatan manusia dalam member umpan informasi. Pada dasarnya, komputer adalah merupakan suatu alat, yang akan salah berfungsi apabila tidak digunakan dengan benar, walaupun kesalahan dapat juga bersumber pada alat tersebut.

Penggunaan atau penerapan teknologi computer dalam kerasipan adalah merupakan kewajaran yang dibutuhkan, walaupun tanpa menghilangkan sistem tangan atau manual. Teknologi komputer,termasuk salah satu teknologi yang berkembang dengan pesat, oleh sebab itu perlu segera dimanfaatkan. Penggunaan komputer dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja dalam rangka menunjang kegiatan organisasi. Sehubungan dengan hal tersebut, yang perlu dipersipakan dan ditingkatkan dalam proses adaptasi ini adalah bahwa penggunaan komputer membawa serta metode baru dalam pencatatan dan penyimpanan infromasi, yang mempengaruhi cara-cara bagaiamana infromasi dikumpulkan, dikelola, dihasilkan dan didistribusikan kepada yang membutuhkannya.

Dunia kerasipan membutuhkan komputer dalam menunjang pengelolaan infromasi secara terpadu, sehingga sekarang sudah waktunya untuk membekali diri dalam menghadapi tantangan teknologi canggih. Komputer mempengaruhi penataan arsip dan membawa sistem pengarsipan otomatis.

Komputer,secara elektronis dapat menyimpan data apabila disajikan dalam suatu bentuk atau format yang dapat diiterpretasikan komputer melalui wujud baca mesin.

Walaupun computer mampu menyimpan seluruh tulisan dari setiap dokumen, namun dokumen aslinya pun tetap masih harus disimpan secara manual, karena hanya dokumen asli tersebut yang otentik dipergunakan sebagai bukti.

Penggunaan computer memerlukan tersediannya volume data dan informasi yang besar untuk dikerjakan, sebab bila tidak demikian maka computer yang mahal harganya tidak mempunyai cukup pekerjaan atau kurang dapat dimanfaatkan secara maksimal.

Kurang dapat dimanfaatkannya komputer secara maksimal dapat dikatakan sebagai pemborosan yang sulit untuk dipertanggungjawabkan. Dengan demikian, untuk mengadakan komputerisasi disuatu organisasi perlu adanya pertimbangan yang cukup matang.

Dalam rangka penentuan atau merencanakan penggunaan komputer, maka yang perlu dipertimbangkan antara lain adalah:

1. Apakah sudah waktunya menggunakan komputer atau penggunaan komputer hanya merupakan pemborosan saja.

2. Menentukan jenis computer apa yang harus dipergunakan sesuai dengan kebutuhannya.

3. Pengadaan atau penggunaan komputer, apakah dengan cara:

a. Membeli komputer

b. Menyewa computer atau membeli/menggunakan jasa suatu pusat data.

c. Memakai komputer bersama-sama dengan organisasi lain (Time Sharing)

Karena komputer merupakan alat, sehingga tak dapat menggantikan peranan manusia dalam proses pengambilan keputusan supaya komputer dapat berfungsi sesuai dengan yang diharapkan, maka kepadanya harus diberikan instruksi dalam bahasa komputer, yan disebut program.

Komputer tidak dapat menggantikan peranan manusia sebagai mahkluk yang dapat berpikir dan dapat menentukan berhasil tidaknya organisasi mencapai tujuannya dengan efisien.

Tegasnya, berhasil atau tidaknya proses komputerisasi, akan sangat tergantung kepada manusia yang merupakan unsure terpenting dalam setiap organisasi.[15]

(1) Penggunaan komputer untuk tugas kearsipan dinamis

Manajer arsiparis dinamis dapat menggunakan teknologi informasi, terutama komputer dan telekomunikasi untuk membantu administrasi arsip. Walaupun banyak badan korporasi menggunakan minikomputer dan mainframe, untuk unit kearsipan seyogyanya menggunakan mikrokomputer dan ajringan mikrokomputer (Personal Computer, PC) karena harganya lebih murah sehingga terjangkau oleh unit kerasipan disamping kemampuan PC dewasa ini tidak kalah dengan kemampuan minicomputer buatan 10 tahun yang lalu.

Disegi lain komputer juga mempengaruhi tugas manajer arsiparis dinamis karena kini banyak manajer arsiparis dinamis menggunakan komputer untuk melaksanakan berbagai tugasnya sehingga menghasilkan arsip dinamis dalam bentuk terbacakan mesin (machine readable) atau dikenal juga sebagai arsip dinamis elektronik.

Penggunaan komputer untuk tugas kearsipan dinamis dibagi menjadi 4 kategori yaitu tugas administrasi umum. Kontrol fisik dan intelektual atas arsip dinamis, informasi manajemen, dan temu balik.[16]

C. KESIMPULAN

1. Pengertian arsip adalah: suatu tatanan informasi baik berbentuk surat-surat, rekaman, piagam, ataupun video yang memiliki peran penting dalam suatu lembaga ataupun organisasi baik negeri atau swasta yang berguna dimasa sekarang dan masa yang akan datang dimana semua data itu disimpan dan dikelola dengan mengadakan kebijaksanaan sistem yang dapat dijadikan sebagai pertanggungjawaban.

Arsip secara umum dibagi atas 2 jenis:

1) Arsip Dinamis

Arsip aktif adalah arsip-arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan kerja.

(d) Arsip Dinamis inaktif

Arsip inaktif adalah arsip-arsip yang jarang sekali digunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.

2) Arsip Statis

Arsip statis sering disebut archive atau permanent record, yaitu arsip-arsip yang tidak secara langsung dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi Negara

2. Dalam penyimpanan arsip, dikenal 3 azaz pengorganisasian, yaitu:

1) Azas Sentralisasi

2) Azas Desentralisasi

3) Azas Gabungan

3. Penataan arsip perlu dilakuka untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip setiap saat diperlukan dengan cepat dan tepat, sehingga perlu dilakukan penentuan metode penyimpanan atau sistem penataan arsip.

Dewasa ini, dikenal lima macam sistem penataan arsip yaitu:

a. Sistem abjad/alphabetical filing system

b. Sistem masalah/perihal/subject filing system

c. Sistem nomor/numerical filing system

d. Sistem tanggal/urutan waktu/chronological system

e. Sistem wilayah/daerah/regional.geographical filing system.

4. Dalam rangka penentuan atau merencanakan penggunaan komputer, maka yang perlu dipertimbangkan antara lain adalah:

1. Apakah sudah waktunya menggunakan komputer atau penggunaan komputer hanya merupakan pemborosan saja.

2. Menentukan jenis computer apa yang harus dipergunakan sesuai dengan kebutuhannya.

3. Pengadaan atau penggunaan komputer, apakah dengan cara:

a. Membeli komputer

b. Menyewa computer atau membeli/menggunakan jasa suatu pusat data.

c. Memakai komputer bersama-sama dengan organisasi lain (Time Sharing)

DAFTAR RUJUKAN

Agustuti Handayani,2017, Materi Penyuluhan Manajemen Arsip dan Arsip Elektronik, diperoleh dari A Handayani-PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT,2017-artikel.ubl.ac.id, diakses pada Jum’at 6 Oktober 2017, pukul 9.45.

Basir Barthos, 2005, Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi, 2005, Jakarta, Bumi Aksara.

Dika Setiabudi, 2017. Manajemen Kearsipan Di Madrasah Tsanawiyah Negeri Karanganyar Kabupaten Purbalingga, Skripsi IAIN Purwokerto: tidak diterbitkan, dari D Setiabudi-2017-repository.iainpurwokerto.ac.id, diakses pada Jum’at 6 Oktober 2017, pukul 09.28 WIB.hlm, 6

Sedarmayanti, 2008, Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern, Bandung, Mandar Maju.

Sulistyo dan Basuki, 2003, Manajemen arsip dinamis pengantar memahami dan mengelola informasi dan dokumen, Jakarta, Gramedia Pustaka Utama.

Wursanto, 1991, Kearsipan 1, Yogyakarta, Kanisius.

[1] Dika Setiabudi, 2017. Manajemen Kearsipan Di Madrasah Tsanawiyah Negeri Karanganyar Kabupaten Purbalingga, Skripsi IAIN Purwokerto: tidak diterbitkan, dari D Setiabudi-2017-repository.iainpurwokerto.ac.id, diakses pada Jum’at 6 Oktober 2017, pukul 09.28 WIB.hlm, 6.

[2] Basir Barthos, Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi, 2005, Bumi Aksara, Jakarta, hlm. 2.

[3] Ibid. hlm. 3.

[4] Wursanto, Kearsipan 1, 1991, Kanisius, Yogyakarta, hlm. 12.

[5] Ibid. hlm. 13-17.

[6] Dika Setiabudi, op.cit, hlm. 12.

[7] Basir Barthos, op.cit. hlm. 1-2.

[8] Wursanto, op.cit. hlm.102

[9] Ibid. hlm. 237.

[10] Agustuti Handayani,2017, Materi Penyuluhan Manajemen Arsip dan Arsip Elektronik, diperoleh dari A Handayani-PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT,2017-artikel.ubl.ac.id, diakses pada Jum’at 6 Oktober 2017, pukul 9.45 WIB.

[11] Ibid.

[12] Sedarmayanti, Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern, 2008, Mandar Maju, Bandung, hlm. 45-47.

[13] Ibid.hlm. 43.

[14] Ibid. hlm. 93-100

[15] Ibid. hlm. 141-143.

[16] Sulistyo dan Basuki, Manajemen arsip dinamis pengantar memahami dan mengelola informasi dan dokumen, 2003, Jakarta, Gramedia Pustaka Utama, hlm. 187-188

Search This Blog

Annazhida.id

“KEARSIPAN”

1. Latar Belakang

2. Rumusan masalah

3. Tujuan

DAFTAR RUJUKAN

Popular posts from this blog

Impian-2

Manajemen Keuangan Generasi Milenial

Proses Terbaik untukmu