Personil Administrasi Perkantoran
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Setiap manusia
yang hidup tidak pernah lepas keterkaitan dirinya dengan suatu organisasi, baik
disadari maupun tidak. Hal itu identik dengan keterkaitan antara manusia yang
satu dengan yang lainnya, dimana keterkaitan tersebut ditunjukkan dengan adanya
saling membutuhkan karena keterbatasan (kekurangan) sesuatu yang dimiliki
menjadi kebutuhannya dan ternyata dapat dipenuhi oleh kelebihan sesuatu yang
dimiliki oleh manusia yang lainnya, sehingga terjadilah suatu kerjasama untuk
mencapai tujuan tersebut dengan membentuk suatu kumpulan (organisasi) dari organisasi yang kecil sampai organisasi
yang besar.Dengan demikian, sangatlah penting bagi seorang manusia yang sengaja ingin membentuk, mengenal dan mengelola serta mengembangkan organisasi, untuk mengetahui teori-teori yang berkaitan dengan masalah organisasi tersebut.
Organisasi adalah suatu wadah atau suatu bentuk perserikatan atau kerjasama antar manusia dengan pembagian kerja atau fungsi untuk mencapai tujuan bersama. Berbicara mengenai organisasi tentu juga berhubungan kaitannya dengan anggota-anggota atau personil-personil yang berada di dalam suatu organisasi tersebut. Tidak luput pula adaministrasi yang selalu menjadi peranan penting dalam suatuorganisasi, baik organisasi formal maupun non-formal.
Dalam dunia kerja, pengadaan personil itu adalah hal yang wajib dilakukan,
karena ketika sudah adanya masa akhir kerja ataupun mutasi, maka diperlukan
pegawai untuk menggantikan pekerjaan yang kosong tesebut. Setiap kantor ataupun
lembaga pendidikan pasti memiliki standar kerja yang diharapkan, dengan tujuan
agar pekerjaan yang dilakukan dapat terlaksana dengan baik.[1]
Setiap personil
yang berada di dalam suatu organisasi tentunya memiliki tugas dan tanggung jawabnya masing-masing. Para personil tersebut tentunya telah memiliki
kemampuan yang sesuai dengan posisinya dalam organisasi tersebut, dan tidak
sedikit dari organisasi-organisasi yang besar berupaya untuk selalu
meningkatkan kemampuan setiap individu yang berada di dalamnya.
Sedangkan manajemen
yang berada di dalam suatu organisasi telah banyak macamnya dan telah berkembang pula sesuaidengan kebutuhan zaman
yang terus meningkat. Hal ini kemudian menumbuhkan teori-teori baru yang
berhubungan dengan manajemen yang digunakan untuk mempercepat suatu pencapaian tujuan.
B. Rumusan Masalah
1.
Apakah pengertian personil kantor?
2.
Apa saja macam-macam personil kantor?
3.
Apakah tugas dan tanggung jawab personil kantor?
4.
Bagaimana tahapan-tahapan pengadaan personil?
5.
Apa saja syarat-syarat personil kantor?
6.
Bagaimana mutasi dan pemberhentian personil kantor?
C. Tujuan
1.
Mengethaui pengertian personil kantor.
2.
Mengethaui macam-macam personil kantor.
3.
Mengethaui tugas dan tanggung jawab personil kantor.
4.
Mengethaui tahapan-tahapan pengadaan personil.
5.
Mengethaui syarat-syarat personil kantor.
6.
Mengethaui mutasi dan pemberhentian personil kantor.
BAB II
PEMBAHASAN
1.
Pengertian personil kantor
Berbicara
mengenai perkantoran berarti menyinggung organisasi, karena kantor atau perkantoran
termasuk kedalam lingkup pembahasan dari organisasi itu sendiri.
Istilahorganisasi berasal dari bahasaInggris, yakni “organization” yang artinya “hal yang mengatur” dan kata kerjanya “organizing” yaitu mengatur atau menyusun.[2]
Kantor
adalah setiap tempat yang biasanya dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tatausaha
(pekerjaan kantor, pekerjaan tulis menulis), dengan nama apapun juga tempat tersebut
mungkin diberikan.[3]Sedangkan kepegawaian
adalah hal-hal yang berhubungan dengan pengusahaan tenaga kerja, penempatan,
latihan, kenaikan pangkat, dan pengeluaran (pemberhentian) mereka. Dalam sebuah
kantor maka akan terdapat anggota ataupun personil-personil yang memiliki tugas
dan tanggung jawabnya masing-masing.
Personil
kantor adalah orang-orang atau karyawan mapun pegawai yang menjalankan serta melayani
pekerjaan-pekerjaan dalam suatu organisasi atau kantor pemerintah maupun swasta
untuk mencapai suatu tujuan tertentu, dengan mendapatkan imbalan jasa berupa gaji
dan tunjangan. Seorang personil kantor harus memiliki kepribadian dan kemampuan
kerja di bidang keahliannya.
2.
Macam-macam personil kantor
Sebuah organisasi yang di dalamnya sebuah kantor, terdapat setiap anggota,
atau personil yang memiliki perannya masing-masing. Setiap personil berperan penting
dalam kemajuan kantor itu sendiri, sehingga apabila setiap personil melaksanakan
tugasnya dengan sebaik mungkin, maka hal tersebut dapat menjadi dampak positif bagi organisasi dan kantor yang
bersangkutan. Adapun macam-macam personil kantor sebagai berikut.:
1)
Administrator
Dalam Kamus Besar Bahasa
Indonesia, administrator adalah direktur perusahaan, pengurus, penatausaha, pengusaha atau pembesar setempat, serta orang yang mempunyai kemampuan memerintah yang
sangat baik.
Sedang kan pengertian dari administrator itu sendiri ialah orang
yang menentukan garis-garis besar kebijakan dan tujuan yang hurus dijalankan oleh
kantor sebagai pedoman dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan yang
telah ditetapkan.[4]
2)
Manajer
Kata manajer di dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia adalah orang
yang dan bertanggung jawab membuat rencana, mengatur, memimpin dan mengendalikan
pelaksanaannya untuk mencapai sasaran tertentu.Manajer adalah orang yang
melakukan kegiatan manajemen. Lebih lengkap lagi manajer adalah individu yang
bertanggung jawab secara langsung untuk memastikan kegiatan dalam sebuah organisasi
dijalankan bersama para anggota dalam organisasi.[5]
3)
Staf atau Pegawai Pekerja
Kata staf di dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia berarti orang atau sekelompok
orang yang bekerja sama untuk membantu ketua dalam mengelola sesuatu, dan juga dalam
arti yang lain yakni bagian dari organisasi yang tidak mempunyai hak memberikan
perintah, tetapi memiliki hak untuk membantu pimpinan, memberikan nasihat dan sebagainya.
Adapun beberapa tugas dari staf, yang diantaranya:
a.
Penelitian
b.
Analisisfaktadaninformasi
c.
Interpretasi
d.
Rekomendasitermasukperencanaan
e.
Pengontrolan
f.
Koordinasi
g.
Pelayanan
h.
Nasihat
Disamping itu dikenal adanya
“completed staff work” atau “kerja staf lengkap”, yaitu staf yang
bertugas memberikan nasihat kepada pimpinan secara lengkap, matang, dan obyektif sehingga pimpinan tinggal menerima dan menolak.[6]
4)
Karyawan
Pada Kamus Besar Bahasa Indonesia, makna karyawan adalah orang yang
bekerja pada suatu lembaga (kantor, perusahaan, lembaga pendidikan, dan sebagainya)
dengan mendapat gaji (upah), pegawai, pekerja.
Dari makna sebelumnya maka dapat diambil pengertian secara garis besar
mengenai karyawan, yakni orang yang bekerja secara langsung berdasarkan petunjuk dari pimpinan,
manajer, dan sebagainya.
3.
Tugas dan tanggung jawab personil kantor
Jenis dan besarnya
suatu organisasi sangat menentukan tugas dan tanggung jawab personel kantor
yang bersangkutan. Dalam sebuah organisasi kecil bias jadi seluruh pekerjaan
kantor diserahkan kepada satu sekretaris saja, sehingga ia mengerjakan berbagai
macam tugas mengetik surat, mengarsip surat, mencatat pemasukan dan
pengeluaran, membuat laporan, membayar gaji karyawan, menerima tamu, dan
sebaginnya. Sebaliknya, dalam sebuah organisasi yang besar mungkin pekerjaan
kantor dibagi-bagi ke dalam unit-unit tersendiri dengan tim personel
masing-masing yang dimiliki tugas dan tanggung jawab berbeda-beda pula. Namun,
berdasarkan cakupan pekerjaan kantor yang umum.
Dibawah ini dijelaskan
beberapa tugas dan tanggung jawab dari setiap personil kantor berdasarkan kedudukan
atau tingkatan jabatannya[7]:
1) Top Manager (manajer
umum, administrator, kepala kantor, dan sebagainya), tugas dan
tanggungjawabnya antara lain :
a.
Menentukan seluruh perencanaan, menerangkan tujuan
yang akan dicapai, dan memberikan gambaran tentang kebutuhan dari kantor;
b.
Menempatkan orang yang cakap dalam kedudukan
tertentu dengan memberikan upah yang layak sesuai dengan hasil kerja yang
dicapai;
c.
Melaksanakan pengawasan, menyerahkan tanggungjawab, dan kekuasaan kepada
bawahan;
d.
Memelihara dan mengembangkan organisasi secara tepat;
e.
Memelihara dan mengembangkan sistem manajemen yang tepat;
f.
Menguasai dan menghayati tugas pokok dari
badan usaha (organisasi).
2) Middle
Manager (manager, kepala direktorat,
kabag, dan sebagainya), tugas dan tanggung jawabnya
antara lain :
a.
Menterjemahkan tujuan dari kebijaksanaan menjadi rencana kerja serta
mengamati apa rencana tersebut telah dilaksanakan;
b.
Melakukan pembagian tugas kepada tingkat atau jabatan yang paling bawah;
c.
Menentukan prosedur khusus bagi tiap-tiap tugas;
d.
Menentukan batas waktu bagi pelaksanaan pekerjaan;
e.
Menentukan alat-alat pengawasan yang sesuai.
3) Lower
Manager (Kasubag, Kasi, Supervisor, Mandor, dan
sebagainya), tugas dan tanggung jawabnya antara lain :
a.
Memimpin pelaksanaan kerja;
b.
Memberikan petunjuk, bimbingan dan pegendalian kerja secara terus-menerus
kepada bawahannya;
c.
Sebagai perantara antara manajer puncak dengan para pekerja (worker).
4) Worker (pekerja), tugas dan
tanggung jawabnya antara lain :
a.
Bertanggung jawab langsung terhadap hasil dan mutu pekerjaan;
b.
Menjaga kualitas dari produk pekerjaan yang dihasilkan.
4.
Tahapan-tahapan pengadaan personil
Penyedian staff yang memadai untuk melakukan kerja harus dijalankan,
sekarang dan pada masa yang akan datang, merupakan fungsi vital manajemen.
Proses pengangkatan staf dimulai dengan pertimbangan mengenai kerja yang harus
dilakukan. Ini harus dibagi secara adil sebagai pekerjaan, yang
masing-masingnya cocok untuk orang dengan keahlian dan kemampuan yang sudah
didefinisikan. Pekerjaan yang telah diciptakan tersebut harus diorganisir
berdasarkan kelompok dan bagian untuk memungkinkan penyediaan dan pengendalian.
Dengan begitu orang yang akan memasuki dunia kerja harus diseleksi untuk
melaksanakan pekerjaan tersebut. Dengan adanya pengadaan personil dalam suatu
organisasi ataupun lembaga, maka akan didapatkan pegawai yang sesuai dengan
kebutuhan yang dibutuhkan sesuai dengan keahlian yang dimiliki.
Penulis mengemukakan dengan
zaman yang semakin maju dan teknologipun semakin berkembang dengan pesat,
adanya pengadaan personil yang sesuai dengan lriteria yang telah ditentukan
oleh suatu organisasi ataupun kantor hingga suatu lembapa pendidikan, maka
tugas yang menjadi kewajiban dalam pelaksanaannya nanti ketika sudah masuk
dalam lingkungan kerja akan terlaksana dengan baik, walaupun menemui suatu
masalah atau gunjangan,setidaknya dapat segera diperbaiki dan tidak menggunakan
waktu yang lama dalam memperbaiki, karena sudah tepat dengan dasar kemampuan
yang dimiliki personalia itu.
Adapun tahapan-tahapan dalam
pengadaan personil disuatu lembaga ataupun kantor adalah sebagai berikut:
1)
Analisis Kerja
Pengangkatan staff berasal
dari kerja yang harus dijalankan dan langkah pertama dengan demikian harus
berupa penetapan kerja. Kerja dapat dianalisis dalam berbagai derajat rincian
dan istilah-istilah berikut ini umumnya digunakan:
a.
Pekerjaan
Kerja yang diserahkan kepada seseorang.
b.
Tugas
Bagian dari pekerjaan yang mempunyai awal serta akhir yang dapat
dikenali dengan mudah dan memberikan sumbangan besar pada pekerjaan itu atau
sistem dimana ia merupakan bagian. Contohnya adalah pengetikan surat dari dikte
yang direkam sebagai bagian dari pekerjaan juru ketik, atau pentiapan kartu
pencatat jam sebagai bagian dari pekerjaan pegawai pengurus upah.
c.
Operasi
Bagian dari tugas yang memerlukan sekelompok pergerakan yang dapat
dibedakan, mislanya, menyetel dan mengumpankan kertas ke dalam mesin tik
seperti dibedakan dengan operasi pengetikan.
d.
Element
Bagian dari operasi yang merupakan aksi terkecil yang dapat dibedakan
dan amsih berguna, misalnya mengambil sehelai kertas dan meletakkannya diatas
meja.[8]
Dari kutipan buku diatas, penulis
mengemukakan, bahwasanya dalam analisis kerja, tidak hanya pada satu fokus yang
dianalisis, namun anatar pekerjaan, rugas, operasi hingga lapisan terkecilnya
yaitu elemen pada suatu organisasi ataupun kantor tersebut harus dipersiapkan
dengan baik dan benar. Agar didapatkan perencaan pengadaan personalia yang
sesuai dengan tujuan.
Element dan
operasi sangat penting dalam studi tentang metode. Dalam pengangkatan staf,
kita tidak perlu masuk hingga rincian seperti itu, cukup apabila kita
menentukan dan merekam:
a.
Tugas-tugas utama,
b.
Volume kerja yang diekspresikan dalam unit yang
sesuai, misalnya formulir yang ditangani, surat yang diketik, dan sebagainya,
c.
Estimasi kasar dari waktu keseluruhan yang diperlukan
untuk setiap tugas setiap minggu atau periode lain yang sesuai.
Dalam
menganalisis kerja tulis menulis, tugas-tugas utama kerap didapatkan
dikelilingi oleh tugas kecil seperti menjawab telepon dan mengajukan penanganan
pertanyaan dari pelanggan, pensuplai atau manajemen. Sulit atau boleh dikatakan
tidak mungkin, untuk mendefinisikan secara persis tugas incidental yang mungkin
bervariasi dari hari ke hari. Oleh karena itu, tugas tersebut paling baik
dikelompokkan di bawah judul umum dan volumenya diestimasikan dengan pengertian
waktu yang digunakan.[9]
2)
Perekrutan (Recruitment)
Adalah suatu proses usaha untuk mencari dan memepengaruhi tenaga kerja
agar mau melamar untuk lowongan kerja yang ada dalam suatu perusahaan atau
instansi, baik instansi swasta maupun pemerintah. Recruitment harus berpedoman
pada spesifikasi pekerjaan yang telah ditentukan untuk mengisi jabatan tesebut.
Spesifikasi pekerjaan harus diuraikan dengan jelas, sehingga pelamar menetahui
kualifikasi apa yang dibutuhkan untuk mengisi lowongan kerja tersebut. Missal
tingkat pendidikan, usia, jenis kelamin, dan kemampuan yang dimiliki.
3)
Seleksi
Proses seleksi tampak sederhana dalam teori. Seleksi termasuk dalam
suatu manajemen menetapkan serangkaian tahap yang harus dilalui pelamar. Proses
ini disusun dengan memeprhatikan persyaratan-persyaratan jabatan yang telah
ditetapkan. Kemudian manajer memeriksa prestasi para pelamar diwaktu yang lalu
dan kepribadian yang paling memenuhi persyaratan suatu jabatan. Dalam praktek
seleksi sebenarnya tidak sesederhana itu, seleksi lebih rumit daripada yang kita
bayangkan.
Departemen personalia dapat menggunakan berbagai prosedur seleksi untuk
membandingkan pelamar dengan spesifikasi jabatan. Seperti langkah-langkah
sebagai berikut:
a. Penerimaan pendahuluan pelamar
b. Tes-tes penerimaan
c. Wawancara seleksi
d. Pemeriksaaan referensi-referensi
e. Evaluasi medis (Tes kesehatan)
f. Wawancara oleh penyelia
Yang prosedur seleksi yang biasa
digunakan paling tidak terdapat tujuh langkah. Bagi pelamar yang berasal dari
suplai internal, kadang-kadang tidak perlu melalui ebberapa langkah, seperti
penerimaan pendahuluan, pemeriksaan referensi atau evaluasi medis. Namun bagi
pelamar eksternal tujuh langkah dari prosedur ini sudah pelaksaan seleksi
secara umum.
4)
Orientasi
Para karyawan baru biasanya telah mempunyai kecakapan dan keterampilan
dasar yang dibutuhkan. Mereka adalah produk dari suatu sistem pendidikan dan
mempunyai pengalaman yang diperoleh dari organisasi lain. Tidak jarang pula
para karyawan baru yang diterima tidak mempunyai kemmapuan secara penuh untuk
melaksanakan tuga-tugas pekerjaan mereka. Bahkan para kryawan yang sudah
berpengalamanpun perlu be;ajar dan menyesuaikan dengan organisasi,
orang-orangnya, kebijakannya dan prosedur-prosedurnya. Mereka juga mungkin
mememrlukan latihan dan pengembangan lebih untuk melaksanakan tugas secara
sukses. Ada dua tujuan program latihan dan pengembangan karyawan.
a.
Latihan dan pengembangan dilakukan untuk menutup “gap”
anatara kecakapan atau kemmapuan keryawan dengan permintaan jabatan.
b.
Program-program tersebut diharapkan dapat meningkatkan
efisiensi dan efektifitas kerja karyawan dalam mencapai sasaran-sasarna kerja
yang telah ditetapkan.[11]
5)
Penempatan
Proses terkahir dari suatu pengaadan personil di kantor ataupun lembaga
pendidikan yaitu mengenai penempatan kerja (Formasi pegawai), dalam hal ini
pekerja yang sudah resmi diterima disuatu kantor atapun lembaga pendidikan akan
di tempatkan sesuai dengan kemammpaun yang dimiliki, agar tugas-tugas yang
telah diberikan dapat terlaksana dengan baik. Dalam formasi pegawai ini, telah
didapatkan data dari tahap-tahap pertama perekrutan hingga orientasi yang telah
dilaksanakan oleh pegawai baru, dengan begitu penempatan kerja akan lebih
terlaksana dengan baik.
5.
Syarat-syarat personil kantor
Seorang personil kantor yang baik, tentunya telah memenuhi
persyaratan kepribadian yang perlu dimiliki personil kantor. Sebelum kita
membahas hal tersebut, sebaiknya kita bahas sedikit mengenai personil kantor.
Personil kantor adalah orang-orang atau karyawan/pegawai yang
menjalankan atau melayani pekerjaan-pekerjaan dalam suatu organisasi/kantor
pemerintah atau swasta untuk mencapai suatu tujuan tertentu, dengan mendapat
imbalan jasa berupa gaji dan tunjangan. Seorang personil kantor harus memiliki
kepribadian dan kemampuan kerja di bidang keahliannya.
Pada dasarnya, ada beberapa persyaratan untuk seorang personil
kantor, yaitu :
1.
Persyaratan pengetahuan yang biasanya masih diukur dari tingkat
pendidikan calon pekerja.
2.
Persyaratan ketrampilan. Seorang personil kantor dinyatakan terampil
bekerja apabila karyawan administrasi telah mampu dengan baik melaksanakan
tugas-tugas pelayanan yang mencakup enam kegiatan yaitu menghimpun, mencatat,
mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan.
3.
Persyaratan kepribadian
Syarat kepribadian yang diperlukan oleh seorang personil kantor
adalah sebagai berikut:
1.
Loyalitas yaitu kesetiaan terhadap perusahaan dan pekerjaannya
2.
Tekun dan rajin yaitu setiap melaksanakan pekerjaan selalu
dikerjakan dengan sungguh-sungguh, cermat dan teliti.
3.
Kesabaran yaitu teliti, ulet dan tidak cepat putus asa dalam
melaksanakan pekerjaan
4.
Kerapian yaitu setiap pekerjaan dilakukan dengan baik, rapid an
tidak berantakan. Dapat pula diartikan sebagai rapi dalam berpakaian, santun
dalam bersikap.
6.
Mutasi dan pemberhentian personil kantor
1)
Mutasi Personil Kantor
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, mutasi adalah pemindahan
karyawan dari jabatan ke jabatan lain. Berdasarkan pengertian diatas dapat
disimpulkan bahwa mutasi merupakan proses pemindahan posisi/jabatan/tempat/pekerjaan
seorang karyawan, baik secara horizontal maupun secara vertikal dalam sebuah
organisasi.
a.
Mutasi atas keinginan perusahaan
Alasan mutasi yang dilakukan atas keinginan perusahaan, antara
lain:
(1)
Perusahaan tengah melakukan upaya untuk menjamin kelangsungan
pekerjaan karyawan tersebut dan ingin menunjukkan kepada karyawan tersebut
bahwa mutasi bukan bentuk hukuman bagi karyawan yang bersangkutan.
(2)
Perusahaan ingin meyakinkan, bahwa karyawan tersebut tidak akan
diberhentikan apabila kurang cakap atau tidak mampu bekerja.
(3)
Mutasi dilakukan untuk penyegaran suasana tempat kerja, menghindari
rasa jenuh karyawan pada pekerjaan dan jabatan yang itu-itu saja.
b.
Mutasi atas keinginan pegawai sendiri
Alasan mutasi yang dilakukan atas keinginan pegawai sendiri, antara
lain:
(1)
Karyawan merasa sudah tidak sesuai lagi dengan bidang tugas dan
jabatannya.
(2)
Karyawan merasa bahwa tempat/lingkungan kerja sudah tidak dengan
keinginan dan kondisi fisiknya.
(3)
Karyawan yang bersangkutan merasa tidak bisa bekerja sama lagi
dengan teman sekerjanya atau bahkan dengan atasannya.
A.
Cara Mutasi
Mutasi
dalam suatu organisasi dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu secara hotizontal
(rotasi kerja/mutasi biasa) dan secara vertikal (promosi dan demosi).
(a)
Horizontal (rotasi kerja/mutasi biasa)
Rotasi kerja/mutasi biasa adalah pemindahan karyawan dari satu
posisi/jabatan/tempat/pekerjaan ke posisi/jabatan/pekerjaan yang lain yang
setara tanpa diikuti dengan kenaikan atau penurunan jabatan.
(b)
Vertikal (promosi dan emosi)
Promosi adalah pemindahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan
yang lebih tinggi disertai dengan wewenang, dan tanggung jawab yang lebih
besar.
Demosi adalah pemindahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan lain
yang lebih rendah dalam suatu organisasi, sehingga wewenang, tanggung jawab,
pendapat dan statusnya pun lebih rendah.[13]
B.
Pemberhentian Personil Kantor
Pemberhentian
atau pemutusan hubungan kerja berarti berakhirnya ikatan antara karyawan dengan
perusahaan. Artinya tidak adanya hak dan kewajiban antara kedua belah pihak,
kecuali kalau perusahaan menerapkan kebijakan pensiun dan dana hari tua atau
asuransi hari tua atas karyawannya.
Ada beberapa
penyebab terjadinya pemutusan hubungan kerja (PHK), yaitu karena hal berikut:
(a)
Pemberhentian atas kehendak perusahaan, karena karyawan yang
bersangkutan melakukan kesalahan yang fatal terhadap perusahaan.
(b)
Pemberjentian dilakukan perusahaan dalam rangka melaksanakan
pengurangan perusahaan karena perusahaan mengalami kerugian terus menerus
(c)
Pemberhentian karena permintaan karyawan sendiri
(d)
Pemberhentian karena sudah mencapai usia lanjut
(e)
Pemberhentian karena sakit, sehingga tidak dapat bekerja dan
menyelesaikan tugasnya
(f)
Pemberhentian karena tidak cakap rohani dan jasmaninya
(g)
Pemberhentian karena melakukan pelanggaran peraturan disiplin
karyawan
(h)
Pemberhentian karena meninggal dunia
(i)
Pemberhentian karena terkena wajib militer
(j)
Pemberhentian karena tersangkut partai terlarang
Pemutusan
hubungan kerja atas inisiatif karyawan sendiri dapat terjadi karena berbagai
alasan yang mendukung. Pemberhentian dengan permintaan sendiri harus membuat
permohonan tertulis yang mencantumkan alasan-alasan mengapa karyawan mengajukan
pemberhentian. Surat permohonan mengundurkan diri tersebut ditujukan kepada
organisasi melalui unit kepegawaian.
Tingkat
pemberhentian dari pihak perusahaan ada dua macam, yaitu sebagai berikut:
(a)
Pemberhentian dengan hormat. Misalnya karena karyawan mencapai usia
pensiun
(b)
Pemberhentian tidak hormat. Misalnya karena karyawan melakukan
kesalahan yang fatal dalam melakukan tugas. Pemberhentian ini juga disebut
sebagai pemecatan.
Dampak dari
pemutusan hubungan kerja biasanya membawa akibat beban kewajiban bagi
perusahaan, karena perusahaan diwajibkan memberikan pesangon sesuai dengan
peraturan pemerintah, terkecuali pemutusan hubungan kerja secara tidak hormat
perusahaan tidak harus memberi pesangon kepada karyawan yang bersangkutan.[14]
BAB III
KESIMPULAN
1.
Pengertian personil kantor
Personil kantor adalah orang-orang atau
karyawan mapun pegawai yang menjalankan serta melayani pekerjaan-pekerjaan
dalam suatu organisasi atau kantor pemerintah maupun swasta untuk mencapai
suatu tujuan tertentu, dengan mendapatkan imbalan jasa berupa gaji dan
tunjangan. Seorang personil kantor harus
memiliki kepribadian dan kemampuan kerja di bidang keahliannya.
2.
Macam-macam personil kantor
Personil
kantor meliputi, yaitu :
a.
Administrator
b.
Manajer
c.
Staf/ pegawai
3.
Tugas dan tanggung jawab personil kantor
1) Top Manager (manajer umum, administrator, kepala kantor, dan
sebagainya), tugas dan tanggungjawabnya antara lain :
g.
Menentukan seluruh perencanaan, menerangkan tujuan
yang akan dicapai, dan memberikan gambaran tentang kebutuhan dari kantor;
h.
Menempatkan orang yang cakap dalam kedudukan
tertentu dengan memberikan upah yang layak sesuai dengan hasil kerja yang
dicapai;
i.
Melaksanakan pengawasan, menyerahkan tanggungjawab, dan kekuasaan kepada
bawahan;
j.
Memelihara dan mengembangkan organisasi secara tepat;
k.
Memelihara dan mengembangkan sistem manajemen yang tepat;
l.
Menguasai dan menghayati tugas pokok dari
badan usaha (organisasi).
2) Middle
Manager
(manager, kepala direktorat,
kabag, dan sebagainya), tugas dan tanggung jawabnya antara
lain :
f.
Menterjemahkan tujuan dari kebijaksanaan menjadi rencana kerja serta
mengamati apa rencana tersebut telah dilaksanakan;
g.
Melakukan pembagian tugas kepada tingkat atau jabatan yang paling bawah;
h.
Menentukan prosedur khusus bagi tiap-tiap tugas;
i.
Menentukan batas waktu bagi pelaksanaan pekerjaan;
j.
Menentukan alat-alat pengawasan yang sesuai.
3) Lower
Manager (Kasubag,
Kasi, Supervisor, Mandor, dan sebagainya), tugas dan
tanggung jawabnya antara lain :
d.
Memimpin pelaksanaan kerja;
e.
Memberikan petunjuk, bimbingan dan pegendalian kerja secara terus-menerus
kepada bawahannya;
f.
Sebagai perantara antara manajer puncak dengan para pekerja (worker).
4) Worker (pekerja), tugas dan tanggung jawabnya antara lain :
c.
Bertanggung jawab langsung terhadap hasil dan mutu pekerjaan;
d.
Menjaga kualitas dari produk pekerjaan yang dihasilkan.
4.
Tahapan-tahapan pengadaan personil.
Dalam
pengadaan personil baru ada 5 tahapan, yaitu:
a.
Analisis kerja
b.
Perekrutan
c.
Seleksi
d.
Orientasi
e.
Penempatan
5.
Syarat-syarat personil kantor.
Pada
dasarnya, ada beberapa persyaratan untuk seorang personil kantor, yaitu :
a.
Persyaratan pengetahuan yang biasanya masih diukur dari tingkat
pendidikan calon pekerja.
b.
Persyaratan ketrampilan. Seorang personil kantor dinyatakan
terampil bekerja apabila karyawan administrasi telah mampu dengan baik
melaksanakan tugas-tugas pelayanan yang mencakup enam kegiatan yaitu
menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan.
c.
Persyaratan kepribadian
Syarat kepribadian yang diperlukan
oleh seorang personil kantor adalah sebagai berikut:
1)
Loyalitas yaitu kesetiaan terhadap perusahaan dan pekerjaannya
2)
Tekun dan rajin yaitu setiap melaksanakan pekerjaan selalu
dikerjakan dengan sungguh-sungguh, cermat dan teliti.
3)
Kesabaran yaitu teliti, ulet dan tidak cepat putus asa dalam
melaksanakan pekerjaan
4)
Kerapian yaitu setiap pekerjaan dilakukan dengan baik, rapid an
tidak berantakan. Dapat pula diartikan sebagai rapi dalam berpakaian, santun
dalam bersikap.
6.
Mutasi dan pemberhentian personil kantor.
Menurut
Kamus Besar Bahasa Indonesia, mutasi adalah pemindahan karyawan dari jabatan ke
jabatan lain. Berdasarkan pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa mutasi
merupakan proses pemindahan posisi/ jabatan/ tempat/ pekerjaan seorang
karyawan, baik secara horizontal maupun secara vertikal dalam sebuah
organisasi.
DAFTAR PUSTAKA
Ach.Mohyi,2012, TeoridanPerilakuOrganisasi,
Malang, UMM Press.
Badri Munir Sukoco 2007, Manajemen
Administrasi Perkantoran Modern, Jakarta, PENERBIT ERLANGGA.
Ernie TisnawatiSule,
Kurniawansaefullah,2005, PengantarManajemen, Jakarta, Kencana.
Geoffrey dkk, 1991, Manajemen Perkantoran Modern (Modern
Office Management), 1991, Jakarta, Binarupa Aksara.
Moekijat,1997, AdministrasiPerkantoran,
Bandung, Mandar Maju.
Setiawati, Macam-macam Personil kantor,
Mulyani, Sri dkk.2008, “Modul
memahami Prinsip-Prinsip Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran”,Jakarta:
ERLANGGA.
T. Hani Handoko, 2014, Manajemen
Personalia dan Sumber daya Manusia, Yogyakarta, BPFE-YOGYAKARTA.
Zacka Newtonsix, “Syarat-syarat
personil kantor yang baik”, di akses dari http://ujiansma.com/syarat-syarat-personil-kantor-yang-baik, pada tanggal 7 maret 2018 pukul 20.05 WIB
Zacka Newstonix, Tugas dan
Tanggung Jawab Personil Kantor, 2015,
http://ujiansma.com/tugas-dan-tanggung-jawab-personil-kantor diakses pada hari senin 5 Maret 2018 pukul 16.51 wib
Stiawati, 2014, Macam-macam
Personil Kantor, http://setiawatisuci66.blogspot.co.id/2014/05/macam-macam-personil-kantor.html?m-1, diaksespada 8 maret 2018, pukul. 19:26
[1] Badri Munir
Sukoco, Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, 2007, Jakarta,
PENERBIT ERLANGGA. Hlm. 165.
[2]Ach.Mohyi, TeoridanPerilakuOrganisasi, UMMPress,
Malang, 2012, hal. 1
[3]Moekijat, AdministrasiPerkantoran,
MandarMaju, Bandung, 1997, hal. 3
[4]Setiawati, Macam-macam
Personil kantor, http://setiawatisuci66.blogspot.co.id/2014/05/macam-macam-personil-kantor.html?m-1, diaksespada 8
maret 2018, pukul. 19:26
[5] Ernie
TisnawatiSule, Kurniawansaefullah, PengantarManajemen,
Kencana, Jakarta, 2005, hal.18
[6]Sutarto, Dasar-DasarOrganisasi,
GadjahMada University Press, Yogyakarta, 1993, hal.204
[7]Zaka Newstonix,
Tugas dan Tanggung Jawab Personil Kantor, 2015, http://ujiansma.com/tugas-dan-tanggung-jawab-personil-kantor diakses pada
hari senin 5 Maret 2018 pukul 16.51 wib
[8] Geoffrey dkk, Manajemen
Perkantoran Modern (Modern Office Management), 1991, Jakarta, Binarupa
Aksara. Hlm. 421.
[9] Ibid.
[10] T. Hani
Handoko, Manajemen Personalia dan Sumber daya Manusia, 2014, Yogyakarta,
BPFE-YOGYAKARTA. Hlm. 88
[11] Ibid. hlm. 103
[12] Zacka
Newtonsix, “Syarat-syarat personil kantor yang baik”, di akses dari http://ujiansma.com/syarat-syarat-personil-kantor-yang-baik, pada tanggal
7 maret 2018 pukul 20.05 WIB
[13]Mulyani, Sri
dkk. Modul memahami Prinsip-Prinsip Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran.
(Jakarta: ERLANGGA,2008). hal: 83-86
[14]Ibid. Hal 87-89